R. L. Adams Entrepreneur szerint „az idő a legdemokratikusabb dolog az életben.” Függetlenül attól, hogy ki vagy, hol élsz, függetlenül a korodtól vagy attól, mennyi pénzt csinálsz, ugyanannyi időd van, mint bárki másnak. Az igazi kérdés az, hogy mennyire hatékonyan használod a nap 24 óráját?
Általánosságban elmondható, hogy az „időgazdálkodás” azokra az eljárásokra utal, amelyekkel az időt a meghatározott tevékenységek között megoszthatjuk. Az időgazdálkodás célja a hatékonyság és a termelékenység. Régen ez főleg az üzleti életben volt fontos; manapság minden területen, a személyes és a szakmai életünkben is az.
Amint Susan Ward a cikkében elmagyarázza, az időgazdálkodás gyökerei a 19. századba, az ipari forradalom korába nyúlnak vissza. A gyári munka terjedése szükségessé tette az idővel való új viszony kialakítását. „Az embereknek meg kellett tanulniuk, hogy nem a nap, hanem az óra az új időmérték.” Erre az igényre válaszolt Frederick Winslow Taylor 1911-ben közétett híres elmélete: a Tudományos menedzsment. Az írás fő célja a munkavállalók termelékenységének javítása volt. Munkája 40 évig szinte egyeduralkodó volt a menedzsment területen, egészen addig, amíg Peter Drucker közzétette befogadó menedzsment elméletét, amely már a fehérgalléros munkavállalókra vonatkozó elméleteket is magába foglalta.
Elmélete a célok szerinti gazdálkodáson alapult. A célokat az üzleti igények kezelésének szükségessége és a különböző igények és célok kiegyensúlyozása révén látta biztosítottnak elérni.
Azóta az időgazdálkodás területén számtalan új elmélet született, amelyek közül Steven R. Covey „A rendkívül hatékony emberek 7 szokása” az egyik legfigyelemreméltóbb. Munkája ma is az egyik legnépszerűbb szakirodalom. Benne Covey széles körben népszerűsítette a személyes időgazdálkodás fogalmát.
Amikor ma, a 21. században az időgazdálkodás eszünkbe jut, a legtöbb esetben a munka és a magánélet egyensúlyára gondolunk. Míg a szerencsés embereknek sikerült elérniük ezt az egyensúlyt, néhánynak keményen kell dolgoznia, hogy megtalálja azt legoptimálisabb idő mennyiséget, amely a dolgok elvégzéséhez szükséges.
Marketing területen számtalan módja van annak, hogy növeld a teljesítményedet és automatizáld a munkád, beleértve a közösségi médiát ütemező és korlátozó alkalmazásokat, csepegtető kampányokat, elhagyott kosárra emlékeztető e-maileket és így tovább.
Miért van erre szükséged? Íme néhány előny:
Jól hangzik ugye? Gondoltuk. Ezért összeszedtük neked a legfontosabb lépéseket ahhoz, hogy mindezt elérhesd.
Egy felmérés szerint a válaszadók 89 százaléka minden nap 26 százaléknyi időt veszít a munkahelyén, vagyis naponta 2 órát, vagy még többet! Kövesd nyomon a napi tevékenységeidet, hogy pontos képet kapj arról, hogy mennyi időt töltöttél el bizonyos feladatokkal.
A fő cél az, hogy megváltoztass bizonyos viselkedési mintákat és megszüntesd az olyan időigényes tevékenységeket, mint például a telefonod örökös ellenőrzése, a személyes hívások kezelése közben, az üzenetek megválaszolása a nap minden órájában, vagy a közösségi média folyamatos böngészése.
Várj 7 napot, azután értékeld időbeosztásodat. Az eredményt rögzítsd egy naplóban vagy a telefonodon. Mit csináltál? Mi történt ezalatt? Mennyi időt vesztegettél el? A hét végén az eredmények összegzése után lehet, hogy megdöbbensz.
A nap elején, a munkaidő kezdetén végezd el a legfontosabb, legnehezebb feladataidat. Ez komoly lendületet ad majd a nap további részére is. Ráadásul nyugodt lehetsz, hogy nem futsz ki az időből, hiszen a legfontosabb feladataidat már elvégezted.
Akkor leszel a leginkább produktív, ha követed saját szabályrendszeredet és kialakult rutinjaidat. Ez a viselkedés különösen hasznos, ha válsággal vagy váratlan feladattal szembesülsz. Attól függően, hogy mennyi idő áll rendelkezésedre, megpróbálhatod ütemezni az e-mail válaszidőket, és nem ezekkel foglalkozni egész nap. Állíts be határidőket bizonyos feladatokra, és próbálj a tervezettnél NEM több időt tölteni velük.
A rendetlen környezet zavaros munkához vezet. Csinálj rendet az irodádban, az íróasztalodon, bárhol is dolgozol. Meglátod, jobban tudsz majd összpontosítani. Hozz létre feladatlistákat, tűzz ki a napi célokat még előző nap este. Fontos a teljesítmény referenciaértékek meghatározása és beállítása. A kvadráns időgazdálkodási rendszer segítségével a tevékenységeket négy csoportba oszthatod sürgősség és fontosság alapján. Tegyél rendet a rendszerekben is. Ha például sok időt töltöttél a számítógépen lévő fájlok keresésekor, rendezd át a fájlkezelő rendszert.
A legfontosabb időgazdálkodási tipp az, hogy felismerjük, a nap mindig 24 órából áll, az idő nem változik – csak te változhatsz. Keresd meg ehhez a legmegfelelőbb eszközt!