Webtown blog

Gondolataink cikkekbe rendszerezve

null CMS, portál, DXP - Mire van szükségem?

Tóth Enikő

CMS, portál, DXP - Mire van szükségem?

Amikor egy vállalkozás webes megjelenésének tervezéséről van szó, a fenti kifejezések gyakran elhangzanak. Információáramlás, digitális élmény, önkiszolgálás, konvergencia… A digitalizálás és automatizálás, a cégen belüli és külső kommunikáció szervezése és a webes jelenlét megtervezése még a legtapasztaltabb menedzsereket is komoly feladatok elé állítja. Ebben a cikkben átvesszük az alapokat, hogy biztos vázat tudjunk adni a munkának.

Miért olyan nehéz a választás?

Rendhagyó módon ne a CMS, portál vagy DXP definíciójával kezdjünk! Induljunk egy kicsit messzebbről, azoktól a tényezőktől, amelyek ezeket a platformokat életre hívták! Ezek a vállalkozás digitális szükségletei - bár többségük már a digitális átállástól függetlenül is létezett.

Milyen szükségletei lehetnek egy cégnek?

  • Kommunikáció: Információk, hírek cseréje a dolgozók és a vezetőség, a partnerek, ügyfelek között.
  • Hosszú távú kapcsolattartás: vagyis nem csak a pillanatnyi információigény kielégítése, hanem a fennálló kapcsolat állandó megerősítése, aktívan tartása.
  • Tudásmegosztás: A cégen belül és kívül rendelkezésre álló adatok, tudás, folyamatos elérhetővé tétele.
  • Munkavégzés: a vállalkozásokon belül ma már a legtöbb feladat általában valamilyen adatbázis módosításával jár. Ez lehet az ügyféladatok frissítése, a gyártási folyamat ellenőrzése, a raktárkészlet nyomonkövetése például.

A legtöbb vállalkozásnak egyszerűen szüksége van egy olyan rendszerre, ahol kapcsolatot teremthet a partnereivel és ügyfeleivel, elmondhatja, ki ő és miért érdemes egy adott feladatra őt választani. Fontos, hogy ezekkel a partnerekkel folyamatosan és akár kétirányú módon, kényelmesen fenn tudja tartani a kommunikációt, hiszen így biztosabb lesz az elköteleződés, praktikusabb, gyorsabb, optimálisabb a közös munka. Ideális esetben a cég nem csak kétirányú párbeszédet folytat, de akár össze is tudja kötni egymással a partnereit és/vagy az ügyfeleit, így az az együttműködés központjává válhat.

Ma már legalább tartalomkezelőre mindenképpen szükség van.

Ezek mellett fontos az is, hogy egy helyen, minél praktikusabban elérhetővé tudjon tenni minden olyan dokumentumot, leírást, szabályt, amely alapján a dolgozói dolgozni, a vásárlói vásárolni tudnak. Ez gyorsítja a közös munkát, kiküszöböli a hibák vagy félreértések jó részét.

Innen már csak egy lépés, hogy a rendszerben dolgozni is lehessen - vagyis megvalósuljon a teljes digitalizáció és a rendszerben már amúgy is kezelendő adatokat módosítani, bővíteni, használni is lehessen.

Hogy a fenti összetevőkből melyik vállalkozásnak pontosan melyekre és milyen súllyal van szüksége, az függ a cég méretétől, tevékenységétől, terveitől is. Egy azonban biztos: hosszú távon nem lehet megúszni a komplex digitális élmény kialakítását. E nélkül ugyanis annyira lassú a feladatok elvégzése, hogy a cég már nem tud versenyképes maradni a piacon.

Milyen megoldások léteznek a digitális igények kielégítésére?

A legtöbb cég ma már felismeri ezt és intézkedéseket eszközöl azért, hogy magasabb szintre lépjen a digitalizációban és fejlettebb eszközöket és élményt kínáljon vállalaton belül, valamint azon kívül is. Erre különböző eszközök léteznek:

  • A weboldal ma már gyakorlatilag elengedhetetlenül fontos - főleg a külső kommunikációban.
  • Az alkalmazások megkönnyítik a munkavégzést és meghosszabbíthatják a kapcsolatot az ügyfelekkel és partnerekkel.
  • Az intranet és a belső fórumok lehetővé teszik a cégen belüli hatékony információcserét, támogatják a távmunkát, csökkentik a felesleges körök számát, átláthatóbbá teszik a működést.

Sok cég esetében mégis körülményes a kapcsolattartás, aminek általában az az oka, hogy a különböző eszközök összehangolása nehézkes. A munkatársaknak időről időre be kell jelentkezniük a különböző programokba, meg kell tanulniuk azok használatát és elérési útmutatóit. A felhasználóknak sokszor applikációt kell letöltenie, az ott megszokott funkciók viszont nem feltétlenül találhatók meg a weboldalon is.

Milyen megoldások léteznek?

Amikor a vállalat igényeinek kielégítéséről van szó, leggyakrabban az merül fel, hogy szükség van valamilyen platformra, amely legalább az adatok egy részét képes összefogni. Ezek a mai világban általában a következők:

  1. CMS (Content Management System)

A CMS rendszer ma már szinte senki előtt nem ismeretlen, aki mozgott valaha egy kicsit az internetes világban. A CMS, vagyis tartalomkezelő rendszer első sorban arra alkalmas, hogy a webes tartalmakat, a honlap cikkeit, képeit, szövegeit nagyjából egy helyen kezeljük.

A CMS rendszerek általában a következőket tudják:

  • Tartalmak kezelése: képek, írott anyagok, letölthető fájlok tárolása.
  • Felhasználói szintek kezelése: Szerkesztők, adminisztrátorok hozzáadása, jóváhagyások kezelése.
  • Szerkesztőfelület: valamilyen, általában WYSIWYG típusú felület, ahol különösebb kódolási ismeretek nélkül lehet formázni, összeállítani a tartalmat.

A CMS jó megoldás arra, hogy az egyszerűbb feladatok informatikai segítség nélkül is megoldhatók legyenek. Egy ilyen rendszerben könnyebb átlátni a külső vagy belső használatra készült tartalmakat.

Egyes rendszerek számos plusz funkcióval rendelkeznek. Van belső üzenetküldő rendszerük, egyszerűbb fórumokat, apróbb funkciókat is kezelhetünk a segítségükkel - a kommunikáció viszont az esetek túlnyomó többségében egyirányú. A cég közölhet információkat, a felhasználók azonban általában csak fórumbejegyzések, kommentek vagy contact formok segítségével üzenhetnek a vállalatnak vagy egymásnak.

Portál rendszer

Ha valamilyen portálmenedzsment rendszert használunk, akkor általában már egy kicsit fejlettebb lehetőségeket kapunk. A portál jellemzően annyival több egy átlagos weboldalnál, hogy a látogatók bejelentkezhetnek és műveleteket végezhetnek, általában azután, hogy fizettek vagy regisztráltak ott.

A portálkezelő rendszerek általában annyival fejlettebbek a CMS-nél, hogy több oldalt, akár több aldomaint is képesek kiszolgálni és sokkal jobban boldogulnak a különböző felhasználói szintekkel.

A portál már fejlett digitális élményt is kínálhat

A portál jó választás lehet, ha pusztán a tartalom-megjelenítésen túl többre van szükség. Ez a megoldás viszont egy bizonyos méret felett bonyolulttá válik, az ügyfelek sem feltétlenül kedvelik, hiszen nehéz átlátni a működését és navigálni a sok weboldal között.

DXP - a digitális élményért

A DXP, vagyis digitális élmény platform előnyeiről többször is írtunk már. Ez a felület egyformán jól képes kezelni a felhasználókat, a tartalmat és a funkciókat is. A DXP mégsem csak a CMS-ek és portálmenedzsment rendszerek szerelemgyereke. Bizonyos értelemben mindegyiküknél több.

A DXP egy olyan megoldás, amellyel tökéletesen rendszerbe lehet foglalni a digitális jelenlét összes elemét. Vagyis egyszerre képes kezelni a szöveges és multimédia tartalmakat, egy összefüggő, átlátható rendszerré szervezni a különböző applikációkat és szoftvereket, illetve a felhasználók adatait is.

Akkor mindenképpen DXP-t kell alkalmazni?

Amikor a partnereinket a digitális transzformáció útjára vezetjük, általában egyből azt javasoljuk, használjanak DXP-t. Egészen egyszerűen azért, mert a technológia fejlődése és a körülmények abba az irányba mutatnak, hogy előbb-utóbb szinte egyetlen cég sem kerülheti el, hogy több rendszert, megoldást alkalmazzon. Ha ezeket kezdettől fogva egy helyen, konvergenciában lehet kezelni, az sokkal gördülékenyebb működést tesz lehetővé.

A DXP rendszerek használata - különösen hosszabb távon - nem kerül többe, mint egy egyszerű CMS vagy portálkezelő rendszer alkalmazása, hiszen:

  • Hatékonyabbá és gyorsabbá teszi a munkát.
  • Előkészíti a távoli munkavégzést.
  • Kevésbé munkaerő-igényes, mint más, akár egyedileg fejlesztett megoldással dolgozni.

Ennek ellenére sem kell feltétlenül minden feladatra és rögtön a DXP rendszert alkalmazni - számos dolog indokolhatja azt is, hogy valaki másképpen döntsön. Jó hír azonban, hogy a DXP-k többsége alkalmas arra, hogy később más rendszereket, akár a már nem támogatott platformokat is magába foglalja. Később tehát a DXP körülfoghatja a már meglévő megoldásokat is.

Miért alkalmazunk mi DXP-t?

Az általunk használt Liferay rendszer a piac egyik legtöbb lehetőséget kínáló DXP-je. Nem csak azért szeretjük, mert immár a fejlesztők Platinum Partnerei vagyunk. Azért is, mert szinte minden olyan dologra képes, amelyre egy cég gördülékeny működéséhez szükség van.

A DXP a CMS és a portál előnyeit egyesíti, de több is annál

A Liferay kiválóan működik CMS-ként, például azért, mert több platform tartalmait is ugyanazon a praktikus kezelőfelületen dolgozhatjuk fel. A dokumentumokat magában a DXP-ben is szerkeszthetjük, de ugyanitt formázhatjuk, vághatjuk a képeket is. Az elkészült tartalmakkal csoportos műveleteket lehet végezni. Működtethetünk automatikus cimkézést és jóváhagyási rendszert is.

A Liferay segítségével gyakorlatilag automatizálhatjuk a szerkesztőségi feladatok egy részét. Ezzel hosszú távon több kolléga munkáját kiválthatjuk vagy megkönnyíthetjük. Kisebb, koncentráltabb csapat dolgozhat a kommunikáción. Mivel felhasználói szintű ismeretek birtokában szinte bárki tud jó minőségű tartalmat készíteni, az információáramlás is felgyorsul.

Portálként a Liferay rengeteg funkciót képes összefogni. Mivel nagyon hatékonyan kezeli a felhasználói szinteket, ezért alkalmas arra, hogy más programok, applikációk belépéseinek kezelését is rábízzuk. Ezzel egy kényelmes felületet alakíthatunk ki a munkához, mind a kollégák, mind az ügyfelek számára.

A DXP önmagában is rengeteg hasznos eszközt kínál a portálok tulajdonosainak. A portletek (widgetek, minialkalmazások) segítségével könnyen lehet olyan oldalakat építeni, amelyeken a látogatók különböző műveleteket végezhetnek. Jól működnek a különböző űrlapok is, emellett a Liferay kollaborációs platformok, fórumok, közösségi oldalak építésére is alkalmas.

Ilyen összetett funkciók mellett is az élmény van azonban a középpontban. A Liferay képes arra, hogy pontosan kezelje az ismert felhasználók profiljait és az igényeiknek megfelelő, személyre szabott tartalmakat jelenítsen meg számukra. Így tehát gyakorlatilag teljesen egyedi élményt biztosíthatunk minden elkötelezett felhasználóknak.

Sokéves tapasztalatunknak hála az egyébként is rugalmas rendszert könnyedén tudjuk a cég szükségleteihez alakítani. Számos projekttel a hátunk mögött segítünk abban, hogy bárki a legtöbbet hozza ki az eszközből. Érdekelnek a Liferay nyújtotta lehetőségek? Beszéljünk róla!