Webtown blog

Gondolataink cikkekbe rendszerezve

null Így újítsd meg céges weboldalad

Tóth Enikő

Megújítanád a céges weboldalad? Így fogj hozzá!

Online ügyintézés, távmunka, fizikai távolságtartás - csak néhány kulcsszó, ami miatt a jól működő weboldal ma már elengedhetetlen szükséglet minden vállalkozás számára. Ma már szinte minden cég rendelkezik valamilyen, viszonylag összetett megoldással. Egyszer azonban minden technika elavul. Minél inkább függ azonban egy szolgáltató működése az online technikától, paradox módon annál nehezebb lehet a korszerűsítés. Megújulás előtt állsz? Segítünk!

Miért olyan nehéz megújítani a céges honlapot?

Ma már nagyon ritka, hogy egy cégnek csak egy egyszerű weboldala legyen. A legtöbben összetett online rendszereket használnak, bár a mindennapokban ez nem is feltétlenül tűnik fel. Mit jelenthet ez? Példának okáért:

  • Céges e-mail rendszert. Ez a szolgáltatás összekapcsolódik a cég domain nevével és valamilyen tárhelyszolgáltatással is. Ha valamilyen beállítás megváltozik, az fennakadást okozhat a levelezésben.
  • Hírlevélküldő rendszert. Sokan küldenek hírlevelet vagy automatizált üzenetet a leendő ügyfeleknek. Vannak, akik automatikusan létrehozott árajánlatot használnak, de vannak olyanok is, akik csak figyelmeztetik az ügyfelet, ha a szolgáltatása a lejárathoz közeledik. A hírlevél küldésére több megoldás is létezik. A legtöbb vállalkozás valamilyen, harmadik fél által létrehozott szoftvert használ ehhez.
  • Webshopot. Egyre többen hoznak létre webáruházat, vagy használnak valamilyen online fizetési rendszert. Ezek működése folyamatos felügyeletet igényel.

A technika nagyon gyorsan fejlődik, és kevés az olyan cég, amely rögtön a kezdéskor megengedheti magának, hogy profik kezébe adja a rendszertervezést (Bár sokszor egyetlen konzultáció is hatalmas anyagi áldozattól kímél meg!). A különböző rendszerek: a weboldal, az e-mailek, a hírlevél, a webáruház, a projektmenedzser rendszer, az intranet, az ügyfélportálok, a jegyértékesítő- és időpontfoglaló platformok is csak egymás mellett futnak, az online megoldások nem működnek integráltan.

Még a leggondosabban karbantartott weboldal is elavul egyszer.

Ahol ez a helyzet, ott általában nincs egyetlen ember vagy csapat, aki rálátna az összes feladatra. A különböző platformok kezelése sokszor egy-egy kolléga tapasztalatán vagy szakértelmén múlik. Az is előfordulhat, hogy a rendszerek már annyira elavultak, hogy nincs hozzájuk gyártói támogatás sem, így különböző mellékutakon kell a felmerülő problémákat megoldani.
Egy ilyen szerteágazó rendszert nagyon problémás megváltoztatni. Elképzelhető, hogy a weboldal megújítása azzal jár, hogy nem lehet többé beágyazni egy fontos modult az oldalra. Van, hogy nincs tisztességes biztonsági mentés, nehezen megoldott az adatok tárolása, vagy eddig sem volt egységes rendszer a kezelésükre, így nem lehet egyszerre mozgatni azokat - ilyenkor fordulhat elő, hogy egy automata export után az évek alatt felgyűlt összes cikket, aloldalt és bejegyzést egyenként állítani kell, hiszen nincsen következetesség a formázásukban vagy a létrehozási módszerekben.

El lehet-e kerülni a megújulást?

Sokan a végsőkig halasztják a honlap felújítását, amikor pedig rászánják magukat a változtatásra, gyakran már késő: elölről kell kezdeni az építkezést, adatvesztés és szolgáltatás-kiesés tapasztalható.

A legsúlyosabb problémák általában akkor szoktak előfordulni, amikor egy-egy rendszer támogatása megszűnik és úgynevezett legacy platformmá alakul - vagyis nem érkeznek hozzá javítások, fejlesztések. Egy-egy ilyen felület hamar elavul és sebezhetővé válik, egy idő után pedig nem lesz kompatibilis a többi szolgáltatással, akár bizonyos böngészőkkel sem.

A másik nagy probléma, hogy a régebbi felületek nem "mobilbarátak". A reszponzív megújulást sokáig nem lehet elodázni - a forgalom jelentős része ugyanis már kisképernyős készülékekről érkezik.

A sokáig halogatott újratervezésnek tehát a webes biztonság, a működés folytonossága és a forgalom látja kárát. Az elhalasztott felújítás következményei sokszor nagyobbak, mint magának a felújításnak az anyagi vonzatai - feltéve, hogy azt megfelelően kivitelezik.

Hogyan lehet egyszerűen megújítani a honlapot?

A honlap-felújítás nulladik lépése, hogy nem honlapban, hanem webes jelenlétben gondolkozunk. Mielőtt a webes felújítást megkezdjük, érdemes összeírni, pontosan milyen folyamatok zajlanak nálunk interneten vagy bármilyen más hálózaton keresztül. Még a tervezés és felkészülés előtt jó összegyűjteni, milyen külső és belső eljárásokkal találkoznak az ügyfelek, partnerek, dolgozók a mindennapi munka során.

Erre azért van szükség, mert a hosszú távú fejlesztés érdekében jobb, ha nem egyetlen portálra, hanem a korszerű digitális élményre koncentrálunk. Ebbe a fogalomba pedig - túlzás nélkül - szinte minden olyan munkamenet és folyamat beletartozik, amihez a vállalat valamilyen digitális eszközt használ - a gyártósori gépek vezérlésétől az e-maileken át a szabadságtervező szoftverig.
Érdemes nem weboldalban, hanem komplett digitális élményben gondolkodni.
 

Ha már nagyjából sikerült felmérni a helyzetet, érdemes szakemberhez fordulni és közösen megtervezni a kialakítandó rendszert. Ha valaki tőlünk kér erre megoldást, általában a Liferay DXP-t szoktuk javasolni. Ez az eszköz egységbe tudja foglalni a leggyakrabban szükséges vállalati rendszereket. A segítségével könnyű kezelni a weboldalt és a belső tudásbázisokat, de akár a támogatás nélkül maradt legacy felületeket vagy az általuk egyedileg fejlesztett alkalmazásokat, akár a mobil applikációkat is.
Ha már tudjuk, mit cserélünk le és mire, elkezdődhet a költöztetés megszervezése. Szerencsére megfelelő informatikai háttérrel mindez néhány lépésben megoldható.

  1. lépés - Egyszerűsítés

Mielőtt a platformok (akár automatizált) cseréje megindulna, érdemes átnézni, mi az, amire valóban szükség van a jelenlegi adatokból és funkciókból és mi az, amit bátran elengedhetünk. Íme néhány hasznos tipp a költözés előtti selejtezéshez:

  • Egy alapos webaudit segíthet kideríteni, milyen tartalmakra, URL-ekre van szükségünk SEO szempontjából, illetve vannak-e olyan oldalak, funkciók, cikkek, felületek, amelyek kiemelkedően rosszul teljesítenek, vagy érdektelenek. Ezeket vizsgáljuk felül!
  • Gondoljuk újra a tartalmi stratégiát! Töröljük vagy archiváljuk a felesleges vagy duplikált tartalmakat a belső tudástárból és a külvilágnak szóló weboldalakról is.
  • Nézzük át, vannak-e kihasználatlan funkciók, amelyek a gyakorlatban nem működnek jól. Elképzelhető, hogy jobban járunk, ha megszüntetjük ezeket.

  1. lépés - Tervezzünk és kommunikáljunk!

Érdemes megtervezni, mi, mikor és hogyan fog megváltozni a rendszerünkben. Tegyünk róla, hogy a rendszer minden szereplője értesüljön arról, hogyan módosulnak az őt érintő folyamatok. Küldjünk hírlevelet az ügyfeleknek, értesítsük a marketing osztályt, hívjuk fel az ügyfélszolgálat figyelmét arra, hogy kérdések érkezhetnek hozzájuk.

Ha lehet, az átállás ne egyik pillanatról a másikra történjen, hiszen nem minden területen lehet drasztikus változásokat eszközölni. Keressünk részfolyamatokat és szabjunk határidőket,  például amikortól e-mailben már nem, csak az intraneten található űrlap segítségével lehet jelezni a szabadság igényeket. Így sokkal hamarabb kiderülnek a hibák és a hiányosságok, mintha rögtön az egész rendszert használni akarnánk.

Bár indíthatunk nagy leleplező kampányt is, érdemes okosan megtervezni a megújulás előtti kommunikációt az ügyfelek felé is. Főleg ott, ahol volt bevett megoldás a megrendelések leadására, a kapcsolatfelvételre, időpontfoglalásra, egy-egy drasztikus változás elbizonytalanító lehet.

  1. lépés - Tanuljunk!

A tervezés és kommunikáció fázisa arra is alkalmas, hogy mindenki megismerhesse a platformot, amelyet később - remélhetőleg - használni fog. Ahhoz, hogy ez valóban így legyen, szükség van némi tanulásra is.

Érdemes felmérni a kollégák digitális írástudását, és ha szükséges, akár az alapokat is újra átvenni velük. Jó, ha “házon belül” is van néhány felkészültebb munkatárs, akihez a többiek fordulhatnak, ha bizonyos dolgokban segítségre van szükségük. Biztosítsunk megfelelő anyagot és segédleteket mindenkinek! Ilyen esetekben akár a webes kurzusok is rengeteget segíthetnek - ezek elkészítése már önmagában azt jelentheti: a munkatársak egy részének haladó szinten ismernie kell a technikát a folyamat végére.

  1. lépés - Ne legyen ellenség!

A különböző platformok közötti váltás sokszor okoz komoly stresszt. A dolgozókon például sokszor nagy a nyomás. Könnyen érezhetik azt, hogy az új rendszer elveszi a munkájukat, kimozdítja őket a megszokott rutin komfortzónájából, vagy feleslegesen akadályozza őket a munkavégzésben.

Már a változások kommunikációjával is nagyon sokat tehetünk azért, hogy kisebb legyen a teher a felhasználókon és számukra is zökkenőmentes legyen az átmenet. Fontos viszont, hogy azután se hagyjuk magukra őket, miután megtörtént az átállás. Kérjünk visszajelzést és ellenőrizzük a munkát még a tesztelés fázisában - így hamar kiderül, ha valami nem érthető.

Mivel segítheti a költözést a fejlesztőcsapat?

Nem csak a már említett LifeRay keretrendszer használatában, portálok kialakításában és üzleti tanácsadásban rendelkezünk nagy gyakorlattal. A Webtown csapatában arra is hangsúlyt fektetünk, hogy ne mi legyünk azok, akik bort isznak és vizet prédikálnak. Csapatunkat a Magyar Public Relations Szövetség is “kiemelten vonzó és felelős munkáltató”-ként ismerte el. Az általunk javasolt megoldások jelentős részét vagy kipróbáltuk már a gyakorlatban vagy - mint a mellékelt példa is mutatja -, saját magunkon teszteltük.
A korábbi, statikus megoldást modern, reszponzív weboldalra cseréljük.

Fejlesztőcsapatként arra törekszünk, hogy a munkák ne csak “műszaki” szempontból feleljen meg az előírásoknak, de “emberileg” is működjön: a partnerek, munkatársak és ügyfelek is megelégedéssel használják. Éppen ezért odafigyelünk arra, hogy:

  • Rendszerben gondolkodjunk és a digitális megoldást beépítsük a vállalkozás működésébe. Olyan szolgáltatásokat válogatunk össze és fejlesztünk, amelyek akár a munkaerő megtartásában is segíteni tud.
  • Hosszú távú együttműködésre törekszünk nem csak az ügyfeleinkkel, hanem a partnereinkkel is. Követjük a piac változásait és az igények fejlődését is, ezért olyan megoldásokat tudunk biztosítani, amelyeket sokáig, fennakadás nélkül lehet alkalmazni.
  • Egyedi fejlesztést is vállalunk. Azt is megvalósítjuk, amire még nincsen megoldás a piacon.

Felhasználóbarát, széles körben ismert és elismert eszközökkel dolgozunk, a célunk pedig az, hogy ne csak a külsőségek korszerűsítése, hanem a teljes vállalat növekedése szempontjából is megérje a régi rendszereket a segítségünkkel leváltani. Csapatunkat a kihívások motiválják. Szeretjük, amit csinálunk és örülünk, ha szakértelmünkkel a megújulást tudjuk szolgálni. Fordulj hozzánk bizalommal tanácsért!