Webtown blog

Gondolataink cikkekbe rendszerezve

null Miért alkalmazzunk űrlapokat a weben?

Tóth Enikő

Miért alkalmazzunk űrlapokat a weben?

Internethasználóként szinte minden nap találkozunk űrlapokkal - legfeljebb nem is tudatosul bennünk, hogy éppen egy ilyen felületen dolgozunk. Ezek a kreatív és gyors megoldások nem csak felhasználóként könnyíthetik meg az életünket. A “másik oldalról”, szolgáltatóként is nagy hasznukat vehetjük

Mire valók az űrlapok?

Az űrlapokat általában akkor alkalmazzuk, ha több személynek is fel kell tennünk ugyanazokat a kérdéseket, vagyis valamilyen célból adatgyűjtést kell végeznünk. Nem kell bonyolult dolgokra gondolni. Adatgyűjtés az is, ha valakitől bekérjük a nevét és az e-mail címét, hogy azután ajánlatot küldhessünk nekik.

Az űrlapok segítségével gyorsan, egységes formában lehet adatot gyűjteni

Ma már a legtöbb weboldal alkalmaz valamilyen űrlapot, például a kapcsolatfelvétel meggyorsításához. Kevesen vannak azonban, akik ezeknek az összes előnyét kihasználják. Az űrlap segítségével ugyanis:

  • Sok adatot gyűjthetünk.

  • Rövid idő alatt.

  • Kevés hibalehetőséggel.

  • Digitalizált és előre feldolgozott formában.

Ez a gyakorlatban rengeteg helyzetben hoz könnyebbséget. Főleg ha az űrlapból nyert adatokat több, összetettebb feladathoz is használni lehet.

Űrlapok a gyakorlatban

Ma már szinte minden weboldal esetén elengedhetetlen a kétoldalú kommunikáció. Nagyon sok olyan oldal létezik, amelyik teljesen statikus formában, kizárólag tartalommal eredményesen tud működni. Szükség van arra, hogy a látogatók különböző műveleteket tudjanak végezni: üzenetet írni, hozzászólást tenni, árajánlatot kérni, esetleg időpontot foglalni.

A digitális űrlapokkal gyorsabb a munka

Sok cég még mindig manuálisan kezeli a beérkező érdeklődéseket. A honlapba ágyazott űrlapról az adatok jó eséllyel egy e-mailbe vagy egy táblázatba kerülnek, amelyet gyakran kézzel dolgoznak fel. Ez az űrlapok legalapvetőbb alkalmazása. És még ez is megéri. Hogy miért?

Csökken a hibák lehetősége

A látogatók többsége csupán néhány percet tölt egy-egy weboldalon. Kevesen fordítanak időt arra, hogy minden információt elolvassanak. A mobileszközök használata egyre nő. Ezeken a felületeken viszont kényelmetlen gépelni. A webes kommunikációnak ezért mind a két oldalról rövid, könnyen értelmezhető üzenetek formájában kell megvalósulnia.

Ha például egy tetőfedő vállalkozás oldalán helyezünk el egy e-mail címre mutató gombot, ahol ajánlatot lehet kérni, rengeteg olyan üzenetet kapunk:

“Üdv, küldjenek árajánlatot!”

Még ha pontosan meg is adjuk a szövegben, milyen adatokat várunk, ritka, hogy ezek megfelelő formában és nem hibásan jutnak el hozzánk. Az űrlap használatával ezek az emberi tényezőből fakadó hibák könnyen kiküszöbölhetők.

Lehetőségünk van például:

  • Kötelezően kitölthető mezőket adni az űrlaphoz. Így nem maradhat ki például a tető pontos mérete vagy az ügyfél által választott tetőfedő anyag megadása.

  • Ellenőrizhetjük a kitöltött mezőket. Az űrlap automatikusan jelezheti, ha valaki túl kicsi értéket adott meg, esetleg elgépelte a város nevét.

  • Gyorsíthatjuk a kitöltést: nem kell e-mailt írni, vagy hosszú szöveget bevinni. Az üzenet sokszor egy telefon képernyőjén is kényelmesen összekattintható.

Az űrlap használata tehát mindenkinek jó: fejlettebb a felhasználói élmény és pontosabbak a beérkező adatok is.

Az adat kincset ér

Az űrlapok segítségével jóval nagyobb mennyiségű adatot gyűjthetünk, mintha a felhasználótól várnánk, hogy legépelje a megoldásokat. Mivel a bevitel gyors, több és pontosabb kérdést tehetünk fel a látogatóknak. Ez pedig kincset érhet, például egy marketingkampány célzása során.

A papír alapú űrlapok esetében nagyobb a hibalehetőség

Ezek az adatok gyakorlatilag azonnal, nagyon könnyen feldolgozható formában, egységesítve érkeznek meg a rendszerbe, ami jelentős adminisztrációs terhet vesz le a munkatársak válláról.

Automatizált megoldások

Mivel az adatok megfelelő sorrendben, gyakorlatilag egy előfeldolgozás után érkeznek meg a rendszerbe, az űrlapra adott válasz precízen testreszabható és automatizálható.

 

A példában szereplő ajánlatkérő űrlapot például kalkulátorrá alakíthatjuk: a bevitt számok és paraméterek alapján a rendszer azonnal tud egy hozzávetőleges árat kalkulálni a vevőnek, aki ezt azonnal kézhez kaphatja. A manuális számítás helyett néhány perc alatt dolgozhat az így kapott összeggel.

Hogyan lehet profin dolgozni az űrlapokkal?

A legtöbb helyen azért ódzkodnak az űrlapos megoldástól, mert a használata bonyolultnak tűnhet. Szerencsére azonban a legtöbb rendszer és tartalomkezelő - így például az általunk alkalmazott Liferay - tartalmaz olyan lehetőséget, amellyel egyszerűen elkészíthető az, amire szükség van.

 

Ezek a legtöbbször drag & drop rendszerű szerkesztők lehetővé teszik, hogy sokkal vizuálisabb módon dolgozzunk az űrlapokkal. Ezekkel a szerkesztőkkel egy kis gyakorlattal bárki boldogul. A technika segítségével azonban akár különösebb programozás nélkül is egészen egyedi funkciókat adhatunk az oldalnak.

 

Nagyvállalati ügyfeleink például előszeretettel használnak űrlapos módszert a belső kommunikációban. Így gyorsan és hatékonyan lehet belső felméréseket végezni, megrendeléseket bonyolítani vagy teljesítményt értékelni.

 

Az űrlapok akár fejlesztés nélkül is többféle funkciót képesek betölteni a külső és a munkatársi kommunikációban egyaránt. A rendszerek használata viszonylag könnyen megtanulható. Ehhez mi, a Webtown munkatársai is szívesen adunk útmutatást, ötletet és tanácsokat. Fordulj hozzánk bizalommal!