Internethasználóként szinte minden nap találkozunk űrlapokkal - legfeljebb nem is tudatosul bennünk, hogy éppen egy ilyen felületen dolgozunk. Ezek a kreatív és gyors megoldások nem csak felhasználóként könnyíthetik meg az életünket. A “másik oldalról”, szolgáltatóként is nagy hasznukat vehetjük
Az űrlapokat általában akkor alkalmazzuk, ha több személynek is fel kell tennünk ugyanazokat a kérdéseket, vagyis valamilyen célból adatgyűjtést kell végeznünk. Nem kell bonyolult dolgokra gondolni. Adatgyűjtés az is, ha valakitől bekérjük a nevét és az e-mail címét, hogy azután ajánlatot küldhessünk nekik.
Ma már a legtöbb weboldal alkalmaz valamilyen űrlapot, például a kapcsolatfelvétel meggyorsításához. Kevesen vannak azonban, akik ezeknek az összes előnyét kihasználják. Az űrlap segítségével ugyanis:
Sok adatot gyűjthetünk.
Rövid idő alatt.
Kevés hibalehetőséggel.
Digitalizált és előre feldolgozott formában.
Ez a gyakorlatban rengeteg helyzetben hoz könnyebbséget. Főleg ha az űrlapból nyert adatokat több, összetettebb feladathoz is használni lehet.
Ma már szinte minden weboldal esetén elengedhetetlen a kétoldalú kommunikáció. Nagyon sok olyan oldal létezik, amelyik teljesen statikus formában, kizárólag tartalommal eredményesen tud működni. Szükség van arra, hogy a látogatók különböző műveleteket tudjanak végezni: üzenetet írni, hozzászólást tenni, árajánlatot kérni, esetleg időpontot foglalni.
Sok cég még mindig manuálisan kezeli a beérkező érdeklődéseket. A honlapba ágyazott űrlapról az adatok jó eséllyel egy e-mailbe vagy egy táblázatba kerülnek, amelyet gyakran kézzel dolgoznak fel. Ez az űrlapok legalapvetőbb alkalmazása. És még ez is megéri. Hogy miért?
A látogatók többsége csupán néhány percet tölt egy-egy weboldalon. Kevesen fordítanak időt arra, hogy minden információt elolvassanak. A mobileszközök használata egyre nő. Ezeken a felületeken viszont kényelmetlen gépelni. A webes kommunikációnak ezért mind a két oldalról rövid, könnyen értelmezhető üzenetek formájában kell megvalósulnia.
Ha például egy tetőfedő vállalkozás oldalán helyezünk el egy e-mail címre mutató gombot, ahol ajánlatot lehet kérni, rengeteg olyan üzenetet kapunk:
“Üdv, küldjenek árajánlatot!”
Még ha pontosan meg is adjuk a szövegben, milyen adatokat várunk, ritka, hogy ezek megfelelő formában és nem hibásan jutnak el hozzánk. Az űrlap használatával ezek az emberi tényezőből fakadó hibák könnyen kiküszöbölhetők.
Lehetőségünk van például:
Kötelezően kitölthető mezőket adni az űrlaphoz. Így nem maradhat ki például a tető pontos mérete vagy az ügyfél által választott tetőfedő anyag megadása.
Ellenőrizhetjük a kitöltött mezőket. Az űrlap automatikusan jelezheti, ha valaki túl kicsi értéket adott meg, esetleg elgépelte a város nevét.
Gyorsíthatjuk a kitöltést: nem kell e-mailt írni, vagy hosszú szöveget bevinni. Az üzenet sokszor egy telefon képernyőjén is kényelmesen összekattintható.
Az űrlap használata tehát mindenkinek jó: fejlettebb a felhasználói élmény és pontosabbak a beérkező adatok is.
Az űrlapok segítségével jóval nagyobb mennyiségű adatot gyűjthetünk, mintha a felhasználótól várnánk, hogy legépelje a megoldásokat. Mivel a bevitel gyors, több és pontosabb kérdést tehetünk fel a látogatóknak. Ez pedig kincset érhet, például egy marketingkampány célzása során.
Ezek az adatok gyakorlatilag azonnal, nagyon könnyen feldolgozható formában, egységesítve érkeznek meg a rendszerbe, ami jelentős adminisztrációs terhet vesz le a munkatársak válláról.
Mivel az adatok megfelelő sorrendben, gyakorlatilag egy előfeldolgozás után érkeznek meg a rendszerbe, az űrlapra adott válasz precízen testreszabható és automatizálható.
A példában szereplő ajánlatkérő űrlapot például kalkulátorrá alakíthatjuk: a bevitt számok és paraméterek alapján a rendszer azonnal tud egy hozzávetőleges árat kalkulálni a vevőnek, aki ezt azonnal kézhez kaphatja. A manuális számítás helyett néhány perc alatt dolgozhat az így kapott összeggel.
A legtöbb helyen azért ódzkodnak az űrlapos megoldástól, mert a használata bonyolultnak tűnhet. Szerencsére azonban a legtöbb rendszer és tartalomkezelő - így például az általunk alkalmazott Liferay - tartalmaz olyan lehetőséget, amellyel egyszerűen elkészíthető az, amire szükség van.
Ezek a legtöbbször drag & drop rendszerű szerkesztők lehetővé teszik, hogy sokkal vizuálisabb módon dolgozzunk az űrlapokkal. Ezekkel a szerkesztőkkel egy kis gyakorlattal bárki boldogul. A technika segítségével azonban akár különösebb programozás nélkül is egészen egyedi funkciókat adhatunk az oldalnak.
Nagyvállalati ügyfeleink például előszeretettel használnak űrlapos módszert a belső kommunikációban. Így gyorsan és hatékonyan lehet belső felméréseket végezni, megrendeléseket bonyolítani vagy teljesítményt értékelni.
Az űrlapok akár fejlesztés nélkül is többféle funkciót képesek betölteni a külső és a munkatársi kommunikációban egyaránt. A rendszerek használata viszonylag könnyen megtanulható. Ehhez mi, a Webtown munkatársai is szívesen adunk útmutatást, ötletet és tanácsokat. Fordulj hozzánk bizalommal!