Ma már talán egyetlen vállalat irányítása sem képzelhető el digitális eszközök nélkül. Gondoljunk a számlázásra, a bérszámfejtésre vagy bevallások továbbítására. Legalább ezek a folyamatok - előbb vagy utóbb - a weben vagy valamilyen szoftveren keresztül zajlanak majd a cég életében. Mi azt mondjuk, megéri minél előbb digitális, sőt, akár webes alapú irányításra váltani. Kifejtjük, miért.
Az utóbbi hónapok eseményei sok cég és munkavállaló életét felkavarták. Sokan veszítették el az állásukat, és rengeteg vállalkozás kényszerült leépítésekre. Ezzel szemben voltak szektorok, ahol óriásira nőtt a munkaerő iránti kereslet. A futárcégek, a szállítmányozók, az ételszállítók lázas toborzásba kezdtek. A folyamat azonban csak kívülről volt ennyire egyszerű.
Sok cég tudta, hogy a hosszú távon nem nem lesz szüksége plusz emberekre, sokszor pedig maguk a jelentkezők is tudták: legfeljebb néhány hétig tudják vállalni a feladatot. Mit jelentett ez a cégek életében?
Rengeteg különböző státuszú munkavállaló jelent meg a rendszerben. Napi bejelentésben dolgozó alkalmi munkások, egyéni vállalkozó partnerek, megbízási szerződéses és határozott idejű szerződéses munkavállalók.
Változó csapattal, eltérő képességekkel, végzettségekkel, jogosultságokkal rendelkező emberekből kellett megszervezni a napi feladatokat. Sokan például a családi vállalkozásból ültek át a teherautó volánja mögé, másoknak a diákkori futárkodásból volt biciklis tapasztalatuk, de személyautóval még nem végeztek házhozszállítást.
Megváltozott a munkarend is. A megrendelések számával növekednek az adminisztrációs terhek, összetettebbé válnak a logisztikai feladatok.
Mindez pedig rendkívüli körülmények között történt. Akkor, amikor senki nem mer kockáztatni, amikor nem lehet tömeges reggeli eligazítást tartani, amikor sokan azt is átgondolják, találkozzanak-e személyesen szerződéskötéskor.
Hamar kiderült: a váltást azok tudták igazán jól és gyorsan megoldani, akinek a belső rendszerei már a kezdetekkor is magas szinten digitalizálva voltak. Ahol léteztek a megbízások kezelésére, a feladatok kiosztására és a teljesítmények nyomonkövetésére alkalmas rendszerek, sokkal egyszerűbb volt az új, akár ideiglenes munkavállalók integrálása.
Milyen digitális munkaszervezési megoldások segíthetnek ilyenkor?
A megrendelési folyamat digitalizálása segít, hogy az adatok gyorsan, és helyesen kerüljenek a rendszerbe. A megrendelő űrlapon keresztül feladott igényeket sokszor nem is kell “kézzel” adminisztrálni. A rendelést azonnal továbbítani lehet.
A munkatársak útvonalkövetése, a flotta akár valós idejű kézben tartása gyors és hatékony logisztikát tesz lehetővé. Pontosan lehet látni, ki merre jár, kell-e késésre, fennakadásra számítani.
A megrendelők, címzettek egyénre szabottan, személyes üzenetben informálhatók. Sőt, kritikus esetben akár saját maguk is valós időben tudják követni a rendelésük állapotát.
Leegyszerűsödik a teljesítményértékelés. Egy nehéz helyzetben is rengeteg megbízható adat segíti a szervezést. Kiszámítható például, többet kell-e várakozni a lezárások vagy a fokozottabb ellenőrzés miatt, esetleg a kisebb forgalomnak és az érintésmentes átvételnek köszönhetően gyorsul-e a munka.
A magas fokú automatizáltságnak köszönhetően kevesebb személyes interakcióra van szükség. Ez segíti a fertőzésveszély csökkentését, illetve az emberi tényezőkből adódó hibák kiküszöbölését.
Akik tehát már a rendkívüli állapot kihirdetésekor is használták a webes és mobil alkalmazások nyújtotta lehetőségeket, helyzeti előnyben voltak. Egy gyors, áttekinthető, kis hibaszázalékkal dolgozó, ráadásul szinte teljesen érintkezésmentes rendszerben tudták bővíteni a kapacitásaikat.
Bizonyos cégméret felett egyszerűen nincsen más lehetőség. A dolgozók irányítását muszáj egyre magasabb szinten digitálisan megszervezni, máskülönben az egész működés lelassul és költségessé válik. Hogy ezt elkerüljük, érdemes már a folyamatok elején nagyban gondolkozni. Válasszunk a kezdettől fogva olyan rendszert, amelyik rugalmas, bővíthető és tökéletesen alkalmazható a folyamatainkra!
A piacon rengeteg “dobozos” megoldás létezik, a projektmenedzsment szoftverektől a különböző web alapú, előfizetős szolgáltatásokig. Ezek azonban ritkán tudnak elég komplexen működni. Érdemes nem csak egy szoftverben, sokkal inkább egy hálózatban, rendszerben gondolkozni.
A hozzánk forduló partnereknek általában olyan megoldást szoktunk ajánlani, amelyik egy keretrendszert alkalmaz. Itt egy felületen vagy nagyon hasonló vezérlőpultokon keresztül lehet kezelni a különböző funkciókat.
Egy jól előkészített rendszer képes lehet arra, hogy:
Kezelje a munkavállalók számára készített belső felhasználásra szánt applikációt. Ebben az appban a dolgozók nyilvántarthatják a saját munkaidejüket, a rendeléseket, fuvarokat vehetnek fel, megnyithatnak és teljesítettnek jelölhetnek bizonyos feladatokat.
Kezelje a felhasználók számára készített web appot, mobil appot. Ennek segítségével az ügyfelek személyre szabott üzeneteket kaphatnak a megrendelésükről, követhetik annak útját, megjegyzéseket fűzhetnek hozzá.
Lehetővé tegye a partnereknek, hogy közvetlenül, online vagy alkalmazáson keresztül adjanak megbízást és kövessék annak teljesülését.
Elvégezze a feladatok kiosztását, automatikusan a legmegfelelőbb munkavállalókhoz rendelje hozzá a beérkező feladatokat. Mindezt valós időben, minimális személyes beavatkozással.
Tegyük fel, hogy egy logisztika céget működtetünk, amelyik nagy áruházak csomagjait szállítja ki a megrendelőkhöz, akik magánemberek vagy kiskereskedők.
Az áruházak dolgozóinak elég a saját rendszerükből bevinni a megrendelések adatait a cég felületére. Megadhatják, hová, milyen méretű és mennyiségű csomagnak kell beérkeznie, szükség van-e hűtésre, igényel-e extra gyors szállítást az adott csomag.
A megrendeléseket a szoftver képes hozzárendelni a megfelelő sofőrhöz, autóhoz, csapathoz vagy akár raktárhoz, elosztóközponthoz is. Mind a feladót, mind a címzettet értesíteni tudja a várható kiszállítás időpontjáról, költségéről.
A futárok, kiszállítók fel tudják venni a feladatot, meg tudják osztani az útvonalukat, akár üzenetet küldhetnek a központnak, a feladónak és a címzettnek is. Pontosíthatják a rendelést és az átvétel helyét.
Megoldható, hogy a cég kapacitása, a várható kiszállítási idők, költségek automatikusan frissüljenek a weboldalon, így a potenciális ügyfelek már a megrendelés előtt látják, mire számíthatnak.
A rendszer akár a munkaidő-nyilvántartást, a teljesítményértékelést, számlázást, bérszámfejtést is intézni tudja. Mindezt úgy, hogy a folyamat minden egyes szereplője csak a számára előkészített, egyszerű kezelőfelülettel találkozik, azaz mindenki előkészített, szűrt, válogatott adatokat kap.
A digitalizálás folyamata nem tisztán programozói feladatot jelent. Ilyenkor számos szakember összehangolt munkájára van szükség.
A munka általában azzal indul, hogy felmérjük a cég belső folyamatait. Megvizsgáljuk a munkavégzés módját (ways of working), átnézzük, hol vannak gyenge pontok a feladatok áramlása esetén (workflow) és hogyan lehet a folyamatokat optimalizálni.
Ennek alapján meg lehet tervezni a rendszert és annak funkcióit is. Ilyenkor érdemes számolni azzal, hogyan hozhat minél nagyobb hasznot a fejlesztés. A jól tervezett alkalmazások segíthetik a cég marketingjét, gazdaságosabbá teszik a a működést.
Ezzel párhuzamosan szükség van arra is, hogy a rendszert a lehető legkényelmesebbé, leginkább felhasználóbaráttá tegyük. Nem ritka, hogy egy projekten több grafikus, UX dizájner, szövegíró, reklám- és marketing szakember is dolgozik, akár a Megrendelő csapatával együttműködésben.
A Webtownnál mi évek óta végezzük különböző rendszerek fejlesztését és integrációját. Ha kell, már megtervezett keretrendszereket szabunk tökéletesen a cégek igényeire, ha viszont szükséges, akár egyedileg is fejlesztünk szoftvereket, hogy a lehető legmagasabb szinten tudjuk biztosítani az automatizálást. A legjobb kiindulási alap azonban a Liferay DXP, mely nem csupán extranet/intranet portálok megvalósítását segíti, komplex platformot biztosít, melyre építkezve bármilyen meglévő szoftver hatékonyan integrálható.
A célunk egy fejlett digitális élmény megalkotása. Arra törekszünk, hogy olyan rendszereket adjunk át, amelyeket a munkatársak könnyen és stresszmentesen tudnak használni, de az ügyfelek is pontos, esztétikus és gyors felületekkel találkozzanak.
A munkairányítás magas automatizálásával és digitalizálásával gyorsabb, hatékonyabb és stresszmentesebb munkavégzést teszünk lehetővé. Ez a legtöbb esetben nem csak anyagi haszonnal jár: kényelmesebb, vidámabb, emberibb körülményeket szül a folyamat összes résztvevője, azaz a munkatársak, partnerek, ügyfelek számára is.