Webtown blog

Gondolataink cikkekbe rendszerezve

null Alkalmazás belső, céges használatra: megéri?

Tóth Enikő

Alkalmazás belső, céges használatra: megéri?

Munkaidő-nyilvántartás, projektmenedzsment, helyettesítési táblázatok, tárgyalófoglalás - millió olyan belső, üzleti folyamat létezik, amelyre ma már van szoftveres megoldás. Rengeteg cég készít “dobozos” céges rendszereket, vagy webes alapú, letöltés nélküli megoldásokat is. Ennek ellenére sokan döntenek úgy, hogy saját rendszert készíttetnek a feladatokhoz. Vajon mikor éri meg a belső alkalmazás fejlesztése?

Miért éri meg a “dobozos” megoldás?

Dobozos szoftvernek nevezzünk most minden olyan lehetőséget, amikor az adott szolgáltatást nyújtó programot valamilyen módon készen megvásároljuk!  Elképzelhető, hogy egy telepíthető szoftvert kapunk, de az is lehet, hogy csak regisztrálnunk kell valamilyen felületre. 

Ezeknek a fejlesztéseknek számos előnye van: 

  • Ismert platformok. Ha egy nagynevű gyártó termékét használjuk, jó eséllyel az újonnan érkező kollégák is ismerhetik a program működését.

  • Szinte azonnal használható. Nincsenek fejlesztési körök, béta-tesztek, megbeszélések és egyeztetések. A szoftver általában minimális testreszabás után már használható is. Ezeket a beállításokat sokszor programozási ismeretek nélkül is el lehet készíteni. 

  • Nem feltétlenül kell hozzá informatikai háttér. Gyakran a cégek maguk is tanítanak be operátorokat az adott termékhez, saját tanfolyamaikon, formális vagy informális képzéseiken tanítják meg a szoftver használatát. Nincs szükség saját fejlesztő csapatra ahhoz, hogy az alkalmazás működjön

  • Kisebb az induló költség. Egy saját fejlesztésű program milliós költség lehet, ezzel szemben egy dobozos megoldás akár százezer forint alatt is beszerezhető. 

  • Van mihez igazodni. főleg, amíg a folyamatok nem teljesen tisztázottak, egy “előre gyártott” szoftver fontos mankókat adhat a fejlesztéshez.

Nem mindent kell újra feltalálni: a belső app esetén sokszor a dobozos megoldás is elég.

Sajnos ezeknek a szoftvereknek megvannak a maguk korlátai. Minden cég más és más, érthető okokból pedig a dobozos szoftverek nem tudnak minden egyedi igényt kielégíteni. Azzal, hogy ugyanazt, vagy nagyon hasonló rendszert használunk, mint a versenytársaink, elveszítjük az egyediségben rejlő előnyöket. Nem utolsó sorban kiszolgáltatottak leszünk egy harmadik félnek: a szoftvert gyártó és forgalmazó cégeknek.

Megéri egyáltalán?

Az egyedi szoftverrel szemben a legnagyobb ellenérv az ár szokott lenni. És való igaz: nem mindenkinek a saját fejlesztés a legjobb megoldás. 

Ahhoz, hogy az egyedi belső szoftverfejlesztés előnyeit ki lehessen használni, arra van szükség, hogy 

  • legyenek legalább részben tisztázott belső folyamatok. Vagyis körülbelül lehessen látni, mit szervezünk ki a programnak. 

  • legyen hosszú távú az igény. Néhány hónapra, évre valóban nem éri meg lefejleszteni egy ilyen megoldást. Nem csupán az informatikai rendszerbe kell integrálni a programot. Tulajdonképpen olyan ez, mintha egy új csapattaggal bővülne a cég: a kollégáknak is meg kell szokni a szoftvert, de a szoftvernek is érdemes “igazodni” a valódi felhasználókhoz.

  • álljon rendelkezésre tőke. És nem is elsősorban anyagi, hanem szellemi. A szoftver elkészülése időt és energiát fog követelni. Ha nincs idő és tér megtervezni, bevezetni, megtanulni a rendszert, érdemes előbb stabilizálni a helyzetet.

De ha ennyi a hátulütő, miért mondjuk mégis azt: a jó belső applikáció rengeteg problémát megold?

Nem csodaszer, de sokszor mégis

Azt tapasztaljuk, hogy egy belső fejlesztés sokszor alapjaiban változtatja meg a cégek életét. Ha sikerül megfelelő pályára állni, egy jó rendszer rengeteget segíthet. 

Az első, és legfontosabb, hogy léteznek speciális feladatok, amelyre nincsenek kulcsrakész megoldások. Egy mérnöki cég viszonylag egyedi megrendeléseit menedzselni még a vállalatirányítási rendszerek ismeretében is komoly kihívás. Ezeknek a cégeknek saját, komplex megoldásra van szüksége. Olyan összetett programra, amelyet valószínűleg még több “dobozos” termék kombinációja sem kínál. 

Ennél egyszerűbb eset, amikor szintet kell lépni. Egy cég igényei sokszor kinövik a standardizált rendszereket. Ezen a ponton szintén az egyedi megoldás tud segíteni. Nem kell nagy dolgokra gondolni. A saját példánk is azt mutatja, sokszor egy egyszerűbb fejlesztés sokat mozdít előre.

A Webtown csapatának szabadság nyilvántartását is egy egyedi, saját készítésű belső applikáció segíti. Bár nem egy túlbonyolított programról van szó, mégis sok adminisztrációs tehertől kímél meg. A számolgatás, sakkozás többlépcsős tervezgetés helyett egy viszonylag gyors, átlátható rendszert kaptunk - ezzel időt és energiát spórolva.

Mit ad az egyedi szoftver?

Az egyedi szoftver bizonyos értelemben tényleg olyan, mintha felvettünk volna egy új munkatársat. Hosszabb távon valóban képes lehet arra, hogy kiváltsa egy vagy több kolléga munkáját. 

Csökkenti az adminisztrációs terhet, ezzel pedig nem csak gyorsabbá, költséghatékonyabbá teszi a folyamatokat. Hosszabb távon szerepe van a dolgozók elégedettségének fenntartásában, a stresszmentesebb, egészségesebb munkakörnyezet kialakításában is. 

Az egyedi belső alkalmazás sok céges folyamatot felgyorsíthat

Egy jól kialakított belső rendszer óriás versenyelőnyt jelenthet. Ha gyorsabb a csapat bővítése, egyszerűbben intézhető az adminisztráció, marad idő a fő projektekre fókuszálni, jobb helyzetbe kerülhetünk a piacon.

A saját szoftver használata csökkenti a hibalehetőségek számát, javítja az átláthatóságot. Egy jó rendszer használata betekintést adhat a belső folyamatokba, kezelhetőbbé és optimalizálhatóbbá teszi a folyamatokat.

Miért érdemes kiszervezni a fejlesztést?

Ahhoz, hogy testre szabott megoldást kapjunk, nincsen feltétlenül szükség arra, hogy a szoftver házon belül készüljön. Fejlesztőkként akár mi is tudunk segíteni abban, hogy egyedi és maximálisan a cég igényeire szabott programot tudjuk készíteni.

Sőt! A belső applikációk tervezését sokszor kifejezetten megéri külső fejlesztő cég kezébe adni. Ezekben az esetekben a szoftverfejlesztés gyakran egyfajta különleges coaching szolgáltatáshoz hasonlít. A vezetés és a munkatársak részéről komoly együtt gondolkodást jelent a fejlesztő csapattal. Szeretjük, hogy ilyenkor több éves tapasztalattal és sok-sok projekttel a hátunk mögött tudunk tanácsot, értékes külső nézőpontot adni.

Mi, a Webtown-nál igyekszünk nem egyetlen szoftverben, hanem rendszerben gondolkodni. Olyan megoldást keresünk, amely sokféle szálon beilleszthető a meglévő rendszerbe. Ez akár azt is jelentheti, hogy az elkészült szoftvert nem csak az alkalmazottak, de a partnerek vagy az ügyfelek is használni tudják. 

Igazán praktikus belső fejlesztések? Beszéljünk róla és gondolkodjunk együtt!