Webtown blog

Gondolataink cikkekbe rendszerezve

null Otthoni és távmunka: miben segít a digitalizáció?

Tóth Enikő

Otthoni és távmunka: miben segít a digitalizáció?

A koronavírus-járvány terjedésének megakadályozását kitűző intézkedések egyike a távmunka bevezetése volt. Sok céget már nem ért felkészületlenül a váltás, hiszen eddig is biztosította az otthoni munkavégzés lehetőségét az alkalmazottainak. Máshol azonban komoly változásokat kellett bevezetni, az új munkarend pedig jelentős költségekkel is járt. Úgy tűnik, újabb hullámra kell készülni és elképzelhető, hogy a megváltozott munkarendet még sokáig tartani kell. Mit lehet tenni, hogy könnyebb legyen a helyzet?

Az otthoni munkavégzés csapdái

Természetesen vannak munkák, amelyeket egyáltalán nem lehet otthon elvégezni. Az adminisztratív jellegű feladatok többségével azonban távmunkában is meg lehet birkózni  Ehhez azonban több dologra is szükség van.

  • Megfelelő informatikai háttér: vagyis hogy az anyagokhoz mindenhonnan, biztonságosan hozzá lehessen férni és biztonságosan lehessen továbbítani az információkat.
  • Megfelelő adminisztratív háttér: jól leosztott feladatok, átlátható munkavégzés, mindenki által ismert feladatok.
  • Megfelelő háttérismeretek: vagyis olyan környezet, ahol a dolgozók átlátják a rendszert, tisztában vannak a munkát érintő miértekkel, azzal, hogy mi a jelentősége az általuk végzett feladatoknak a rendszerben.

Sok cégnél ezek a feltételek még akkor is csak részben adottak, ha a mindennapi munka egyébként gördülékenyen folyik. A társadalmi távolságtartás idején nem egy vállalkozásnál derült ki, hogy a munkavállalóknak nehézséget okoz például otthonról csatlakozni a munkahelyi hálózatra, betartani az IT policy-t és megfelelő kommunikációs csatornát használni a munkavégzéshez. Sokan nehezen tudják megszervezni a nap feladataikat, mert nem tudják, pontosan mitől jelentős a munkájuk.

Home office munkavégzés során nem mindig áll rendelkezésre akkora erőforrás, mint az irodában.

Hogyan segíti a digitalizáció a távmunkát?

A digitalizált munkakörnyezet előnyeiről már sokszor írtunk. Ahol a digitalizáció magas szinten megvalósul, ott eleve könnyebb a feladatokat távolról, helyhez kötöttség nélkül elvégezni. A folyamatok egy része automatikusan lezajlik, például az ügyfelek automatikusan értesítést kaphatnak a rendszerbeli státuszukról egy hírlevélben. Sok adat eleve digitálisan, például űrlapon keresztül, azonnal feldolgozható formában továbbítódik. Eleve kevesebb tehát a teendő.

Ma már számos olyan program és szolgáltatás működik, amelyek kifejezetten a webes kooperációt, a közös, de távoli munkavégzést hivatottak elősegíteni. Léteznek sokoldalú projektmenedzsment rendszerek, amelyekkel a különböző feladatokat részfeladatokra lehet bontani, majd leosztani, számonkérni és nyomon követni. Vannak chat applikációk, fájltovábbító rendszerek, képernyőmegosztó alkalmazások, de olyan felületek is, amelyek a párhuzamos szerkesztést teszik lehetővé bizonyos anyagok esetében.

Ha sikerül megfelelő rendszert kialakítani, szinte mindegy, hogy a munkát végzők egy irodában foglalnak-e helyet, vagy az otthonukból dolgoznak: mindenki hozzáfér a megfelelő anyagokhoz, tudáshoz és eszközökhöz. Akkor miért olyan nehéz megszervezni a távmunkát a gyakorlatban?

A tényleg működő megoldások

A legtöbb cég számára a nem a szoftverek letöltése, vagy a munkavállalók képzése - tehát a távmunka egyes elemei - okoznak kihívást, hiszen ezekre a digitalizált munkakörnyezetben a mindennapokban is folyamatosan szükség van. A problémát legtöbbször az jelenti, hogy a munkát egy személyes kapcsolatok nélkül is működő, átlátható, és ellenőrizhető rendszerben kell szervezni. Hogyan tudunk ebben segíteni?

1) Portálrendszer - egységes kommunikáció

Sokan többféle rendszert használnak, mind az ügyfelekkel, mind a kollégákkal történő, belső kommunikáció során. Mi ezzel szemben arra törekszünk, hogy amit csak lehet, egy portálrendszerben kössünk össze. Ennek a segítségével a különböző folyamatok egy átlátható felületen mehetnek végbe.

Jó, ha könnyen hozzáférhetünk a szükséges információhoz

Egy rendszer szintjeit és használatát könnyebb elsajátítani, mint sok, különálló program elemeit megjegyezni. A különböző információkat, ügyfeleknek vagy dolgozóknak szóló információkat egy helyen, egységesen lehet kezelni. Van tehát egy biztos pont, ahová bárki visszatérhet, ha elakad, vagy nem tudja, hová, kihez forduljon a munkavégzés során.

A portálrendszer kiépítésénél változatos felhasználói szinteket lehet létrehozni, az adatok tehát viszonylag nagy mélységig, biztonságosan megoszthatók, akár akkor is, ha a dolgozók nem valamilyen zárt rendszeren, hanem az interneten keresztül lépnek be a portálra.

Az általunk használt Liferay portálrendszerben számos más alkalmazás is integrálható. Kompatibilis például a Microsoft Office, a Magnolia és a Terracotta rendszereivel is, így a közös munkavégzésnek sincsen akadálya.

2) Egyedi fejlesztésű szoftverek - nincsen kiszolgáltatottság

Kollégáink arra is felkészültek, hogy szükség esetén egyedi igények szerint fejlesszenek alkalmazást. Sok esetben a piacon elérhető “dobozos” megoldások - például a különböző projektmenedzsment szoftverek - nem tudják figyelembe venni egy-egy cég egyéni jellemzőit. Az egyedi fejlesztésű szoftver előnye, hogy tökéletesen az adott vállalat, csapat szükségleteihez lehet szabni a különböző funkciókat.

Míg a harmadik féltől származó szoftverek esetén gyakran valamilyen platformra kell regisztrálni, vagy meg kell osztani az adatokat másokkal, az egyedi fejlesztés használatával ez elkerülhető. A saját igényekre szabott programok gyakran biztonságosabbak, mint a “dobozos” kiadások.

3) Rendszertervezés - Minden becsomagolható

A legtöbb vállalat fő problémája nem az, hogy a folyamataik ne tudnának lefutni, vagy ne zajlanának már egyébként is részben vagy teljesen digitálisan. A legtöbbször az a gond, hogy a működés túlságosan “kézivezérelt” - sok a felesleges egyeztetés, nem elég átláthatók a feladatok. Honnan lehet ezt észrevenni?

  • Túl sok e-mail érkezik naponta, gyakran elkallódnak az üzenetek.
  • Sokan várnak egymásra. Előfordulhat, hogy egy feladat már készen van, de a jóváhagyási körök miatt még nem lehet mindent kipipálni.
  • Sok az ismétlés. Például kézzel kell átvinni egyik rendszerből a másikba az adatokat.

Ezek az apróságok a mindennapi munka során sokszor fel sem tűnnek. Amikor azonban a kommunikáció nehezítetté válik, könnyű elveszni a részletekben. Rendszertervezés és rendszerintegráció szolgáltatásunk ebben segít, fordulj hozzánk bizalommal, ha bármilyen kérdésed merül fel vagy egyedi igényed van!

Nagy segítség, ha a rendszer bárhonnan, bármikor, bárki számára elérhető és átlátható

Külső szemlélőként gyakran könnyebb átlátni a munkaszervezés összefüggéseit, mintha naponta rendszerben dolgoznánk. Sokszor nem bonyolult összefüggésekre és szoftverekre van szükség, csak arra, hogy letisztultabbá tegyük a működést. Mint amikor költözés előtt előre megtervezzük, milyen sorrendben kell be és kipakolni a tárgyainkat, hogy aztán egyszerűbb legyen belakni az új helyet.

Mindegy hol, mindegy honnan

Ahhoz, hogy a távmunka jól működjön, tehát nincsen másra szükség mint:

  • Legyen egy biztos hely, ahonnan minden információ elérhető. Ez lehet egy weboldal vagy intranet oldal is, ahol minden információhoz, folyamatleíráshoz gyorsan megtalálható az útvonal. Ide térhet vissza bárki, aki elbizonytalanodik, és ez a biztos és naprakész információ forrása.
  • Legyen biztonságos a rendszer. Ebben segítenek az egyedi fejlesztésű szoftverek és a különböző belépési szintek is.
  • Legyenek átláthatók és ellenőrizhetők a folyamatok. Egy egységes, akár személyre szabható “irányítópult” erre a célra tökéletesen alkalmas.

Ha mindez megvalósítható, a vállalati feladatok jelentős részét szinte bárhonnan, bármilyen eszközzel el lehet végezni. A rendszer akár odáig is fejleszthető é egyszerűsíthető, hogy sokaknak még a betanulás időszakában sem kell az irodában megjelenni - hiszen minden információ készen áll.

Az áttekinthető és hatékony távmunka nem bonyolult informatikai megoldások, hanem csak szervezés kérdése. Évtizedes tapasztalatunkat ebben a formában is szívesen bocsátjuk partnereink rendelkezésére.