Webtown blog

Gondolataink cikkekbe rendszerezve

null A háló, amelyik összefog

Tóth Enikő

A háló, amely összefog: miért éri meg digitális irányításra váltani?

Ma már talán egyetlen vállalat irányítása sem képzelhető el digitális eszközök nélkül. Gondoljunk a számlázásra, a bérszámfejtésre vagy bevallások továbbítására. Legalább ezek a folyamatok - előbb vagy utóbb - a weben vagy valamilyen szoftveren keresztül zajlanak majd a cég életében. Mi azt mondjuk, megéri minél előbb digitális, sőt, akár webes alapú irányításra váltani. Kifejtjük, miért.

Csapda a munkaszervezésben

Az utóbbi hónapok eseményei sok cég és munkavállaló életét felkavarták. Sokan veszítették el az állásukat, és rengeteg vállalkozás kényszerült leépítésekre. Ezzel szemben voltak szektorok, ahol óriásira nőtt a munkaerő iránti kereslet. A futárcégek, a szállítmányozók, az ételszállítók lázas toborzásba kezdtek. A folyamat azonban csak kívülről volt ennyire egyszerű.

Sok cég tudta, hogy a hosszú távon nem nem lesz szüksége plusz emberekre, sokszor pedig maguk a jelentkezők is tudták: legfeljebb néhány hétig tudják vállalni a feladatot. Mit jelentett ez a cégek életében?

 

  • Rengeteg különböző státuszú munkavállaló jelent meg a rendszerben. Napi bejelentésben dolgozó alkalmi munkások, egyéni vállalkozó partnerek, megbízási szerződéses és határozott idejű szerződéses munkavállalók.

  • Változó csapattal, eltérő képességekkel, végzettségekkel, jogosultságokkal rendelkező emberekből kellett megszervezni a napi feladatokat. Sokan például a családi vállalkozásból ültek át a teherautó volánja mögé, másoknak a diákkori futárkodásból volt biciklis tapasztalatuk, de személyautóval még nem végeztek házhozszállítást.

  • Megváltozott a munkarend is. A megrendelések számával növekednek az adminisztrációs terhek, összetettebbé válnak a logisztikai feladatok.

 

Mindez pedig rendkívüli körülmények között történt. Akkor, amikor senki nem mer kockáztatni, amikor nem lehet tömeges reggeli eligazítást tartani, amikor sokan azt is átgondolják, találkozzanak-e személyesen szerződéskötéskor.

Rendezetten a kezdetektől

Hamar kiderült: a váltást azok tudták igazán jól és gyorsan megoldani, akinek a belső rendszerei már a kezdetekkor is magas szinten digitalizálva voltak. Ahol léteztek a megbízások kezelésére, a feladatok kiosztására és a teljesítmények nyomonkövetésére alkalmas rendszerek, sokkal egyszerűbb volt az új, akár ideiglenes munkavállalók integrálása.

A megfelelő digitális rendszer minden munkafolyamatot hatékonyabbá tesz.

Milyen digitális munkaszervezési megoldások segíthetnek ilyenkor?

 

  • A megrendelési folyamat digitalizálása segít, hogy az adatok gyorsan, és helyesen kerüljenek a rendszerbe. A megrendelő űrlapon keresztül feladott igényeket sokszor nem is kell “kézzel” adminisztrálni. A rendelést azonnal továbbítani lehet.

  • A munkatársak útvonalkövetése, a flotta akár valós idejű kézben tartása gyors és hatékony logisztikát tesz lehetővé. Pontosan lehet látni, ki merre jár, kell-e késésre, fennakadásra számítani.

  • A megrendelők, címzettek egyénre szabottan, személyes üzenetben informálhatók. Sőt, kritikus esetben akár saját maguk is valós időben tudják követni a rendelésük állapotát.

  • Leegyszerűsödik a teljesítményértékelés. Egy nehéz helyzetben is rengeteg megbízható adat segíti a szervezést. Kiszámítható például, többet kell-e várakozni a lezárások vagy a fokozottabb ellenőrzés miatt, esetleg a kisebb forgalomnak és az érintésmentes átvételnek köszönhetően gyorsul-e a munka.

  • A magas fokú automatizáltságnak köszönhetően kevesebb személyes interakcióra van szükség. Ez segíti a fertőzésveszély csökkentését, illetve az emberi tényezőkből adódó hibák kiküszöbölését.

 

Akik tehát már a rendkívüli állapot kihirdetésekor is használták a webes és mobil alkalmazások nyújtotta lehetőségeket, helyzeti előnyben voltak. Egy gyors, áttekinthető, kis hibaszázalékkal dolgozó, ráadásul szinte teljesen érintkezésmentes rendszerben tudták bővíteni a kapacitásaikat.

Hogyan vágjunk bele?

Bizonyos cégméret felett egyszerűen nincsen más lehetőség. A dolgozók irányítását muszáj egyre magasabb szinten digitálisan megszervezni, máskülönben az egész működés lelassul és költségessé válik. Hogy ezt elkerüljük, érdemes már a folyamatok elején nagyban gondolkozni. Válasszunk a kezdettől fogva olyan rendszert, amelyik rugalmas, bővíthető és tökéletesen alkalmazható a folyamatainkra!

 

A piacon rengeteg “dobozos” megoldás létezik, a projektmenedzsment szoftverektől a különböző web alapú, előfizetős szolgáltatásokig. Ezek azonban ritkán tudnak elég komplexen működni. Érdemes nem csak egy szoftverben, sokkal inkább egy hálózatban, rendszerben gondolkozni.

 

A hozzánk forduló partnereknek általában olyan megoldást szoktunk ajánlani, amelyik egy keretrendszert alkalmaz. Itt egy felületen vagy nagyon hasonló vezérlőpultokon keresztül lehet kezelni a különböző funkciókat.

A megfelelő digitális keretrendszer segítségével minden folyamat jól szervezhető, lekövethető és optimalizálható.

Egy jól előkészített rendszer képes lehet arra, hogy:

  • Kezelje a munkavállalók számára készített belső felhasználásra szánt applikációt. Ebben az appban a dolgozók nyilvántarthatják a saját munkaidejüket, a rendeléseket, fuvarokat vehetnek fel, megnyithatnak és teljesítettnek jelölhetnek bizonyos feladatokat.

  • Kezelje a felhasználók számára készített web appot, mobil appot. Ennek segítségével az ügyfelek személyre szabott üzeneteket kaphatnak a megrendelésükről, követhetik annak útját, megjegyzéseket fűzhetnek hozzá.

  • Lehetővé tegye a partnereknek, hogy közvetlenül, online vagy alkalmazáson keresztül adjanak megbízást és kövessék annak teljesülését.

  • Elvégezze a feladatok kiosztását, automatikusan a legmegfelelőbb munkavállalókhoz rendelje hozzá a beérkező feladatokat. Mindezt valós időben, minimális személyes beavatkozással.

Mit jelent ez a gyakorlatban?

Tegyük fel, hogy egy logisztika céget működtetünk, amelyik nagy áruházak csomagjait szállítja ki a megrendelőkhöz, akik magánemberek vagy kiskereskedők.
Az áruházak dolgozóinak elég a saját rendszerükből bevinni a megrendelések adatait a cég felületére. Megadhatják, hová, milyen méretű és mennyiségű csomagnak kell beérkeznie, szükség van-e hűtésre, igényel-e extra gyors szállítást az adott csomag.
A megrendeléseket a szoftver képes hozzárendelni a megfelelő sofőrhöz, autóhoz, csapathoz vagy akár raktárhoz, elosztóközponthoz is. Mind a feladót, mind a címzettet értesíteni tudja a várható kiszállítás időpontjáról, költségéről.
A futárok, kiszállítók fel tudják venni a feladatot, meg tudják osztani az útvonalukat, akár üzenetet küldhetnek a központnak, a feladónak és a címzettnek is. Pontosíthatják a rendelést és az átvétel helyét.

A logisztikai folyamatokat megkönnyíti és hatékonyabbá teszi a megfelelő szotfver.

Megoldható, hogy a cég kapacitása, a várható kiszállítási idők, költségek automatikusan frissüljenek a weboldalon, így a potenciális ügyfelek már a megrendelés előtt látják, mire számíthatnak.

 

A rendszer akár a munkaidő-nyilvántartást, a teljesítményértékelést, számlázást, bérszámfejtést is intézni tudja. Mindezt úgy, hogy a folyamat minden egyes szereplője csak a számára előkészített, egyszerű kezelőfelülettel találkozik, azaz mindenki előkészített, szűrt, válogatott adatokat kap.

Miben segíthet egy jó fejlesztő csapat?

A digitalizálás folyamata nem tisztán programozói feladatot jelent. Ilyenkor számos szakember összehangolt munkájára van szükség.

 

A munka általában azzal indul, hogy felmérjük a cég belső folyamatait. Megvizsgáljuk a munkavégzés módját (ways of working), átnézzük, hol vannak gyenge pontok a feladatok áramlása esetén (workflow) és hogyan lehet a folyamatokat optimalizálni.

 

Ennek alapján meg lehet tervezni a rendszert és annak funkcióit is. Ilyenkor érdemes számolni azzal, hogyan hozhat minél nagyobb hasznot a fejlesztés. A jól tervezett alkalmazások segíthetik a cég marketingjét, gazdaságosabbá teszik a a működést.

 

Ezzel párhuzamosan szükség van arra is, hogy a rendszert a lehető legkényelmesebbé, leginkább felhasználóbaráttá tegyük. Nem ritka, hogy egy projekten több grafikus, UX dizájner, szövegíró, reklám- és marketing szakember is dolgozik, akár a Megrendelő csapatával együttműködésben.

 

A Webtownnál mi évek óta végezzük különböző rendszerek fejlesztését és integrációját. Ha kell, már megtervezett keretrendszereket szabunk tökéletesen a cégek igényeire, ha viszont szükséges, akár egyedileg is fejlesztünk szoftvereket, hogy a lehető legmagasabb szinten tudjuk biztosítani az automatizálást. A legjobb kiindulási alap azonban a Liferay DXP, mely nem csupán extranet/intranet portálok megvalósítását segíti, komplex platformot biztosít, melyre építkezve bármilyen meglévő szoftver hatékonyan integrálható.

 

A célunk egy fejlett digitális élmény megalkotása. Arra törekszünk, hogy olyan rendszereket adjunk át, amelyeket a munkatársak könnyen és stresszmentesen tudnak használni, de az ügyfelek is pontos, esztétikus és gyors felületekkel találkozzanak.

 

A munkairányítás magas automatizálásával és digitalizálásával gyorsabb, hatékonyabb és stresszmentesebb munkavégzést teszünk lehetővé. Ez a legtöbb esetben nem csak anyagi haszonnal jár: kényelmesebb, vidámabb, emberibb körülményeket szül a folyamat összes résztvevője, azaz a munkatársak, partnerek, ügyfelek számára is.