Webtown blog

Gondolataink cikkekbe rendszerezve

null Papírmentes iroda? Éljen a digitalizáció!

Tóth Enikő

Papírmentes iroda? Éljen a digitalizáció!

Legyünk őszinték: az átállás a digitális munkavégzésre nem egyszerű és nem is olcsó mulatság, bár partnerként igyekszünk a lehető legnagyobb mértékben megkönnyíteni az átmeneti időszakot. Egy biztos: azzal, hogy a korábbi, papír alapú folyamatokat átvezetjük a digitális térbe, rengeteget nyerhetünk. Ha pénzügyi értelemben lassabban is térül meg a befektetés, egy nagyon fontos szempont fokozza az értékét: az, hogy eképpen a környezet védelme sokkal magasabb szinten érvényesül.

Miért tartja magát a papír?

“Dehát alá kell írni!” - a papír alapú ügyintézés melletti egyik legfőbb érv, hogy a dokumentumok jelentős része esetében aláírásra, bélyegzésre van szükség. Ha azonban megvizsgáljuk, mi történik ezekkel a dokumentumokkal az után, hogy mind a két fél szignójával látta el őket, legtöbbször azt tapasztaljuk, a szerződést és annak digitális másolatát valamilyen elektronikus rendszerben iktatjuk tovább.

A papíron zajló ügyintézés egy részét aláírás után ma már digitalizáljákGyakori az is, hogy brosúrákat, tudástárakat, információs füzeteket nyomtatunk. Egy-egy konferencián például gyakran használunk műsorfüzetet, eligazító katalógust, helyszíntérképet. Ezek a szóróanyagok azonban rövid életűek. Kevés olyan jegyzet, kivonat, prospektus van, amely rövid időn belül nem végzi a kukában.

Nem jobb a helyzet a reklámcélú anyagokkal sem. A szórólapok és plakátok meglepően ritkán érnek célt, a többségüket el sem olvassák. Természetesen ritka esetben, például, ha nagyon közeli, helyi marketinget folytatunk, egy-egy cetli vagy papír átadása segíti a kapcsolatfelvételt. Ehhez azonban nagyon átgondolt stratégiára van szükség.

Kiválthatók a papír alapú folyamatok?

A papír alapú adminisztráció sok esetben inkább a megszokás miatt tartja magát. Hozzá vagyunk szokva, hogy bizonyos folyamatok fizikai aláírást, nyomtatott ügyintézést igényelnek. Ez azonban nagyon sok mindent megnehezít. Vajon lehet változás?

Szükség van-e fizikai aláírásra?

Aláírást eredetileg azért alkalmazunk, mert számos olyan egyedi azonosító jegyet tartalmaz, amelyeket nehéz reprodukálni. A szignó általában egyénre jellemző, komoly gyakorlatot igényel a hamisítása. A megfelelő személyazonosító igazolvány használatával általában jó eséllyel kizárhatók a visszaélések.

A különböző digitális eszközök nagyon sok plusz lehetőséget rejtenek magukbanHa azonban megnézzük a modern technológiát, jóval finomabb eszközök is léteznek már arra, hogy az ügyfeleket azonosítsuk.

  • Az okos eszközök alkalmasak az ujjlenyomat olvasásra, illetve az arc felismerésére is, viszonylag nagy biztonsággal.
  • A különböző szoftverekkel már megoldható a hangalapú azonosítás.
  • Léteznek kétlépcsős bejelentkezést, egyedi azonosítást lehetővé tevő, akár fizikai eszközök is.

Ma már nincsen valós, technikai akadálya annak, hogy valaki a távoli eszközön megadott ujjlenyomata vagy elektronikus aláírás segítségével szignózza a szerződést, hagyja jóvá a különböző folyamatokat. Ezzel nem csak a felesleges nyomtatás, utazás, postázás költségei és környezetterhelése spórolható meg. Sok esetben ezek a megoldások biztonságosabbak is, mintha egy egyszerű, írott másolatot kérnénk.

Az általunk alkalmazott Liferay keretrendszer  többféle azonosító rendszer befogadására alkalmas. Arra is lehetőséget tudunk biztosítani, hogy az ügyfelek akár végig teljesen önállóan intézzék az ügyeiket anélkül, hogy személyes ügyintézésre vagy élő személlyel történő kapcsolatfelvételre lenne szükség.

Mobiltelefonnal a kézben

Rengeteg segítséget, tájékoztató anyagot, térképet és brosúrát csak azért szokás papír alapon kiosztani, mert praktikus, ha a vendégek egy fesztiválon, vagy szúfolt rendezvénytérben folyamatosan a kezükben tarthatják az anyagot, bárhol könnyen tájékozódhatnak a helyszínen.

A digitális eszközök a tartalomfogyasztás módját is megváltoztatják

Van azonban egy tárgy, amely a mai emberének a nap nagy részében a kezében van. Nem más ez, mint a mobiltelefon. Mielőtt tájékoztató anyagok nyomtatásába kezdünk, érdemes megnézni, nem gazdaságosabb-e egy egyszerű, reszponzív mobil alkalmazás, vagy kis képernyőre aktualizált landing felület létrehozása.

A modern DXP-k segítségével gyors, reszponzív és akár többnyelvű, tartalomban gazdag felületeket hozhatunk létre. A szokásos műsorfüzetek helyett így akár egy folyamatosan frissülő, interaktív eszközt is juttathatunk a közönségünknek, ahol azonnal több nyelven is elérhető az információ.

Egy ilyen oldal akár a rendezvény után is működtethető. Egy felületen érhető el a program előzetese, a helyszíni információk és akár a follow up anyagok is. Egy ilyen oldal bármikor, akár hónapokkal a rendezvény után is visszakereshető. Tökéletesen használható marketing eszközként is, anélkül, hogy elavulna.

Marketing - sokkal közelebb az ügyfélhez

A mobil eszközök előnyeit a szórólapozás és hagyományos hirdetések kiváltására is remekül lehet használni. A geotargetált hirdetések képesek arra, hogy csak azoknak a felhasználóknak küldjenek üzenetet, akik az adott területen tartózkodnak. Anélkül, hogy fizikai lapokat adnánk át a potenciális ügyfélnek, a mobil eszközök segítségével szinte bárkit elérhetünk a környéken.

A megfelelő feliratkozási űrlapok és egyedileg személyre szabató felületek segítségével jóval tovább követhetjük a potenciális ügyfelet, mint csak egyirányú kommunikációt biztosító papírt adnánk a kezébe. Ezek az űrlapok, rendszerek automatikusan működtethetők. Sokáig tudunk úgy személyes - akár kétirányú - kapcsolatot fenntartani, amelyhez nincs szükség közvetlen beavatkozásra a részünkről.

Papírmentes ügyintézés - nem csak zöld, gyors is

Amellett, hogy a papírmentes ügyintézés környezetbarát és kevesebb energiabefektetéssel, utalással jár, jelentősen meg tudja gyorsítani az adatfeldolgozás és az általános munkavégzés folyamatait is.

Ahelyett, hogy az ügyfeleket egyenként kellene tájékoztatni és végigvezetni a folyamatokon, a digitális üzletkötés nagyrészt automatikusan és gyorsan zajlik. A különböző digitális eszközök, űrlapok, tájékoztató videók, egyedileg a felhasználóra szabható felületek segítségével jól előkészített adatokkal, jobban informált partnerekkel dolgozhatunk együtt.

A gyorsabb és hatékonyabb munkavégzés személyi költségei alacsonyabbak, sőt a magas szintű digitalizáció sokszor azt is jelenti, gazdaságosabb, zöldebb, tudatosabb munkakörnyezetre tudunk váltani.

Papír helyett bitek és bájtok? Beszéljük meg a tapasztalatokat!